대학다닐 때 일본어로 된 경제학이나 철학책을 읽으면서 들었던 생각은 무척이나 단순하게 논리를 정리한다는 점이었습니다. 물론 일본어실력때문에 이해가 낮은 점도 있었지만 여백을 느낄 수 있지 못했습니다. 따라서 IT에서도 비슷하지 않을까 합니다. 워낙 미국이 앞서 있기도 하지만 인터넷에서 보는 글들이 매우 실용적 냄새가 많이 나는 글이 많았습니다..아래글도 그런 글중의 하나입니다. 이미 체득하고 있는 분들도 있으시겠지만 한번쯤 정리해보시라는 의미에서 번역을 합니다. (의미가 전달되는 수준에서 번역하였음을 미리 밝힙니다.)
오픈화의 진전과 IT억제등으로 발주기업의 고민에 빠져있다. 이런 상황에서 발주기업에게 강력하게 요구되는 것이 이런 과제들을 해결하기 위한 “제안능력”이다.성공의 열쇠는 제안을 프로젝트로써 다루고 재활용성을 높히는데 있다.
「약간 수정한 제안서를 들고 들어오지 않나, 단순한 제품소개서와 무엇이 다른가”. 2003년초 PM을 맡고 있던 伊藤忠 테크노사이언스의 山田浩씨는 고객기업으로부터의 충고때문에 많은 고민을 하였다. 자신들이 작성한 제안서가 고객으로부터 외면당하고 있기때문이었다.
「한때 선사의 서버나 오라클DB와 같이 경쟁력이 있는 제품이 영업을 하지 않아도 판매가 되던 때가 있었다. 그런데 최근 발주기업은 단순한 DB시스템이 아니라 전사적인 데이타통합이나 그 활용방법 및 거래선 및 제휴회사와의 자료교환을 어떻게 하는가등과 같은 보다 높은 수준의 솔류션을 제안해주기를 요구하고 있다.(山田氏)
이와 같은 높은 수준의 솔류션을 어떻게 제안하여야 하는가? 야마다씨는 필두로 한 같은 회사이 IT엔지니어들은 커다란 벽을 돌파하여야 했다. 같은 회사는 금년 6월 IT를 활용한 경영전략에 관한 제안 및 컨설팅을 전문적으로 수행하는 조직”비지니스컨설팅본부”을 설치.경영전략의 입안 및 업무분석, 시스템기획에 걸친 확대된 제안 및 컨설팅비즈니스를 조직적으로 실천하는 방안을 만들었다.
이조직에 매니저로 참여하고 있는 야마다씨는 이렇게 말한다. “우리들에게 지금 가장 필요한 것은 고객기업을 당면한 문제를 분석하고 이를 해결할 수 있는 방안을 만들어 내는 제안능력외에는 없다.이것을 키우기 위하여 조직을 구성하고 이제 시작하려고 한다.”
“제안능력”이 핵심적
고객기업이 정보시스템에 관해 고민하는 것은 아래와 같다.(그림1)
정보시스템이 경영기반이 되고 IT환경이 복잡화함에 따라 고객기업은 많은 과제를 안게 되었다. 아울러 시스템공급사에 대해서는 단순히 요건을 만족시키는 하드웨어나 소프트웨어가 아니라 자신들의 비지니스와 업무상의 과제를 해결할 수 있는 솔류션제안을 요청하고 있다.
예를 들어 “매상이나 이익에 공헌하는 정보시스템을 빨리 안정된 상태로 구축하지 않으면 안된다””정보시스템이 거래처와 연결하기 위해 자료의 정비나 어플리케이션구조의 개편을 압박하고 있다.”，”인터넷의 보금과 오픈화에 따라 어떤 제품이나 기술을 어떻게 선택하여야 하는가”. 고객기업의 고민을 깊기도 하고 다양하기도 하다.
이중에서도 정보시스템을 구축할 때 하드웨어나 소프트웨어의 선택경우가 다양화,복잡화함에 따라 기업의 고민은 점점더 깊어지고 있다. KDD에서 정보시스템부 본부장으로 있는 繁野高仁씨는 “시스템구축방법하나만 보더라도 선택할 수 있는 경우가 Scratch개발開 ,Package소프트웨어도입 최근에는 아웃소싱등 매우 다양하다.이처럼 사용하는 제품이나 기술은 복잡화고도화하는데 무엇을 선택하는 것이 가장 효과적인 정보시스템구축을 가능하게 하는가,어떻게 판단하여야 하는가”라고 말한다. 고객기업은 이에 대한 해결책을 발주처에 요구하고 있다.
다른 한편 IT기업에서도 제안능력의 향상은 지상과제라고 하지 않을 수 없다. 기업의 IT투자액이 늘어나면서 단순한 업무는 중국이나 인도등에 맡겨지고 있다. 이런 상황에서 높은 제안능력을 가지고 있다는 것은 “매출향상”을 가능하는 의미이다.
제안은 프로젝트
이제 제안능력을 높이기 위해서는 구체적으로 어떻게 하여야 하는가? 약 30개정도의 IT벤더와 컨설팅업체들을 취재한 결과 한가지 중요한 공통점을 발견할 수 있었다. 그것은 바로 제안활동을 프로젝트화하여 조직적으로 전략을 만들어 나간다는 점이다.
다수의 제안서를 작성하고 평가하고 있는 일본IBM 서비스사업부 품질기술담당 大久保隆씨는 팀조직의 중요성을 강조한다. “제안내용을 개인에 의존하지 않고 재사용성이 높이는 것이 중요. 이를 위해서도 팀을 편성하고 팀원들의 역할 및 제안서의 작성프로세스등을 조직으로 학습하고 전략을 수립하여야 한다.（大久保氏）。
정보시스템이 광범위하게 보급됨에 따라서 고객기업의 요구도 전문화,고도화하고 있다.”이에 대응하기 위해서는 한사람에게 모든 분야를 맡기는 것은 불가능한다.”（日本HP 시스템製品本部 第四시스템本部 室橋浩貴PM)라고 한다.
팀조직을 구성할 때에는 먼저 제안서를 작성하기 위한 프로세스를 명확히 하고 팀원들 사이에 공유할 필요가 있다. 실제 시스템개발과 마찬가지로 프로세스가 제각각일 경우엔 팀조직이 하나되어 움직이기 힘들다.
제안서작성프로세스는 어떤 수순으로 진행하여야 하는가 취재한 결과를 일반적인 형태로 정리한 것이 그림2이다. 고객으로 RFP를 받아서 계약에 이르기까지의 흐름을 보여주고 있다. 안건발생(RFP수령등), 정리및 분석, 내용작성(Contents), 프레젠테이션, Close-up등의 5단계로 구성되어 있다.
RFP를 받고 계약을 체결할 때까지 제안서작성프로세스. 특히 중요한 프로세스는 “정리 및 분석”이다. 여기에서는 고객의 요건을 명확히 정리하고 과제구조나 체계적인 솔류션을 도출한다. 제안사의 장점을 명확히 할 필요가 있다.
한펴 개발프로젝트에서 공정자체의 성과물이 있는 것처럼 일련의 제안프로세스속에서도 요구에 능동적으로 대응하기 위한 제안서유형은 다양하다. 여러가지 명칭이 있을 수 있지만 보통 “사전제안서” “일반제안서”,”최종제안서” 세종류가 있다.
제안서에서는 고객기업에 과제에 대한 노하우를 보여주는 사전제안서,RFP에 대응하는 구체안을 보여주는 일반제안서,계약을 전제로 한 최종제안서등으로 구분된다. 고객사와 미팅할 때나 프레젠테이션을 할 사용하는 것은 일반제안서이다.
어떤 제안서도 중요한 역할을 하지만 그중에서도 일반제안서는 미팅이나 프레젠테이션때 사용하는 제안서이기때문에 잘 만들어져야 한다. 즉 “먼저 고객의 요건을 만족시킬 것,둘째 프로젝트팀의 구성 및 추진방법등 구현방안이 타당하여야 할 것, 셋쩨 경쟁사와 차별화하여야 할 것”（Acenture CRM그룹 총괄파트너 兼通信 ハイテク産業本部通信業パ トナ の 田 氏）과 같은 요건을 만족시키는 것이 원칙이다.
“Speed Up”에 대응하여
발주기업의 의사결정속도가 빨라지는 것을 반영하여 최근에는 RFP를 발송해서 제안서를 받을 때까지의 기간이 아주 짧아지고 있다. 과거 1개월이상 걸린 제안서작성기간이 최근에는 3주,웹시스템의 경우에는 1주정도인 경우도 있다.(日本ユニシスビジネス イノベ ション オフィス池上孝一シニアパ トナ )
제안사입장에서는 어찌되었든 제안의 질을 떨어트리지 않고 시간을 단축하는 것이 중요해지고 있다. 여기서 중요한 것이 제안서와 연관된 정보를 공유하고 재활용하는 구조이다.
대형 IT벤더의 경우 제안과 관련된 데이타베이스를 구축한 예를 표2에서 볼 수 있다. 데이타베이스에서는 과거제안서를 비롯하여 제안내용뿐 아니라 제품,기술 및 솔류션에 연관된 정보를 축적하고 있다.
표2:대형IT기업에서 구축하고 있는 제안DB의 개요
효율적인 제안활동을 추진하기 위해 과거 제안서나 연관정보를 DB 하고 있다. “기밀보호때문에 보관된 제안서에는 “고객을 특징하는 정보”를 기재하는 않는 것이 일반적이다.”
그래서 제안서를 재활용할때도 주의할 점은 있다. “제안서는 반드시 고객의 요건을 기초하여 작성하여야 한다는 점.재활용되는 제안서의 경우 이점을 유의하여야 한다”(日立製作所ビジネスソリュション事業部企部 石田厚子部長）는 것이다. DB에 저장되어 있는 제안서가 적은 경우에는 특히 주의하여야 한다.
고객사의 비즈니스가 빠른 속도를 요구하고 있기때문에 이에 대한 대책은 이런 제안서정보를 공유하는 것에 한정되지 않는다. 최근에는 제안서의 체제( 裁)에 집중하여 시간이 없는 경영자나 담당자에게 단시간에 효과적으로 내용을 전달하는 방법을 시도하기도 한다.
예를 들면 후지ㅉ의 경우 두꺼운 제안서가 몇쪽이 되어도 내용을 확인하는 것을 생각한다. “one page Proposal”을 사용하고 있다.（그림3）。이것은 고객을 특정하지 않은 단계에서 자시의 솔류선의 우위성을 소개하기 위한 “사전제안서”에 해당된다.
그림3:후지쯔가 안건을 발의할 때 사용하는 One page proposal
4분기결산을 일찍 하도록 하는 솔류션의 내용을 A3d용지 한장으로 정리한 예.안건을 제안하는 사전제안서에 활용하고 있다.
후지쯔의 산업및 유통솔류션본부의 野和彦統括部長은 한쪽제안서의 특징으로써 “한쪽의 제안서를 크게 다섯개의 영억으로 나누고 좌상에서 우하로 경사지게 읽도록 하면 대략의 내용을 파악할 수 있다”라고 말한다.
